Hướng dẫn đưa báo cáo vào đúng tin

Nối Telegram, Viber hoặc Zalo một lần. Sau đó bot nhắc người chưa nộp và gửi từng bản tổng hợp đúng giờ cho đúng người nhận.

Tạo công ty

Mỗi công ty có dữ liệu, nhân viên và bot riêng.

Mở trang Đăng ký, điền tên công ty, mã doanh nghiệp, tên người quản trị, email và mật khẩu.
Mã doanh nghiệp dùng khi đăng nhập. Chỉ gồm chữ thường, số và dấu gạch ngang.
Sau khi tạo, công ty ở trạng thái chờ duyệt. Bạn đăng nhập được nhưng chưa dùng các chức năng cho đến khi chủ hệ thống duyệt.
Khi được duyệt, gói dùng thử 14 ngày bắt đầu. Tối đa 15 nhân viên.

Báo cáo gửi người nhận được chia theo phòng ban.

Vào Phòng ban và tạo các phòng cần theo dõi.
Vào Quản lý nhân viên, thêm người với mã nhân viên, họ tên, email và vai trò.
Admin quản trị toàn hệ thống. HR quản lý nhân viên, các form, lịch và chọn ai nhận form nào, ai nhận báo cáo tổng hợp nào. Giám đốc xem các bản tổng hợp trên web. Nhân viên chỉ nộp báo cáo được giao.
Gán mỗi nhân viên vào đúng phòng ban. Người không có phòng sẽ không nằm trong khối phòng ban của tin tổng kết.

Một người có thể nhận một hoặc nhiều form. Nhân viên chỉ thấy các form được giao.

Vào Form báo cáo. Tạo thêm form nếu kỹ thuật, kinh doanh hay ca trực cần câu hỏi khác nhau.
Ở tab Câu hỏi, thêm câu ngắn, đoạn văn hoặc lựa chọn. Đánh dấu câu bắt buộc nếu cần.
Ở tab Người nhận, đánh dấu từng form mỗi người cần điền. Một người có thể nhận nhiều form.
Đổi câu hỏi thì bản tổng hợp ngày sau đổi theo. Hệ thống không viết lại nội dung nhân viên đã gửi.

Admin và HR chỉnh lịch. Giám đốc chỉ xem.

Vào Lịch trình.
Bật lịch tự động và chọn ngày làm việc. Ngày không được chọn thì hệ thống không nhắc và không tự gửi.
Đặt ngày làm việc dùng chung. Mỗi form có ba giờ nhắc và hạn chốt riêng. Mỗi báo cáo tổng hợp có giờ tự gửi riêng.
Chọn người nhận danh sách chưa nộp theo từng form. Họ nhận tin vào giờ nhắc lần 2 và 3, khi HR bấm “Nhắc tất cả người chưa gửi” trên Tổng quan, hoặc “Gửi danh sách chưa nộp” trên Lịch trình.
Chỉ người chưa nộp mới bị nhắc qua Telegram, Viber hoặc Zalo. HR cũng có thể gửi lại từ Tổng quan.

Mỗi công ty dùng bot riêng. Webhook chỉ chạy khi tên miền đã có HTTPS.

Trong Telegram, nhắn @BotFather, gửi /newbot và lấy token. Username bot phải kết thúc bằng bot.
Vào Cài đặt hệ thống, dán token vào thẻ Telegram và bấm lưu.
Nhân viên mở bot, gửi /link kèm mã nhân viên.
Admin hoặc HR vào Quản lý nhân viên và duyệt yêu cầu. Tài khoản chỉ được nối sau khi được duyệt.

Viber không có lệnh /link. HR dán mã người dùng vào hồ sơ.

Tạo bot trong Viber Admin Panel và copy token.
Vào Cài đặt hệ thống, thẻ Viber. Đặt tên hiện trên tin nhắn, dán token và bấm lưu.
Nhân viên nhắn cho bot. Bot trả về mã người dùng.
HR mở hồ sơ nhân viên và dán mã đó vào ô Viber User ID.

Dùng Zalo Bot (Official Account). Có thể bật song song với Telegram hoặc Viber.

Mở Zalo, tìm OA Zalo Bot Manager. Tạo bot — tên phải bắt đầu bằng Bot. Zalo gửi token trong chat.
Vào Cài đặt hệ thống, thẻ Zalo. Dán token và bấm Lưu & kết nối Zalo.
Nhân viên nhắn bot công ty, gửi /link kèm mã nhân viên.
Admin hoặc HR duyệt trên Quản lý nhân viên. Có thể dán Zalo User ID thủ công trong hồ sơ nếu cần.

Nhân viên không cần cài thêm ứng dụng báo cáo.

Đến giờ nhắc, Telegram, Viber hoặc Zalo gửi link cho người còn form chưa nộp.
Nhân viên mở link trên điện thoại, điền các form được giao và gửi.
Nộp sau hạn chốt thì báo cáo được ghi là muộn. Người đã nộp hết form được giao không nhận nhắc tiếp trong ngày đó.

Mỗi bản tổng hợp có danh sách người nhận riêng. Một người có thể nhận một hoặc nhiều bản.

Vào Báo cáo tổng hợp, tab Người nhận. Hàng là người, cột là từng bản tổng hợp. Đánh dấu bản nào người đó cần nhận rồi lưu.
Cùng trang đó, chọn form nào được gom vào từng bản tổng hợp.
Người được chọn phải nối Telegram, Viber hoặc Zalo thì mới nhận tin. HR và Admin xem các bản đó trên web.
Cần gửi trước giờ đã đặt thì bấm gửi ngay và chọn báo cáo nào.

Chuyển khoản theo mã hóa đơn. Gói mở sau khi khoản tiền được xác nhận.

Admin vào Gói & thanh toán, chọn số nhân viên và số tháng, rồi tạo hóa đơn.
Công ty Việt Nam chuyển khoản đúng số tiền và ghi mã hóa đơn bắt đầu bằng BCDR.
Khách quốc tế chọn Quốc tế · USD. Gửi mã hóa đơn qua email namtrhg@gmail.com hoặc gọi +84 918 628 660.
Gói 3 tháng giảm 10%. Gói 12 tháng giảm 20%.
Sau khi tiền được xác nhận, gói được mở. Gia hạn cùng số nhân viên thì cộng vào hạn hiện tại.